Vous vendez un appartement en copropriété et le notaire vous réclame un document appelé « pré-état daté ». Le terme ne figure dans aucune loi, mais le contenu qu’il désigne est bien obligatoire depuis la loi ALUR. Concrètement, il s’agit d’un ensemble d’informations financières et administratives sur votre lot et sur la copropriété, à remettre à l’acquéreur dès la signature du compromis de vente.
Un modèle vierge au format Word permet de rassembler ces données vous-même, sans passer par le syndic.
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Pré-état daté : ce que ce document contient vraiment
Le pré-état daté regroupe les informations prévues à l’article L.721-2 du Code de la construction et de l’habitation. Son nom n’a aucune existence légale. C’est un raccourci utilisé par les notaires et les agents immobiliers pour désigner les « documents remis à l’acquéreur en cas de promesse de vente ».
En pratique, ce document couvre deux volets. Le premier est financier : charges courantes, provisions exigibles, dettes éventuelles du vendeur envers le syndicat, avances versées au fonds de travaux. Le second est administratif : procédures judiciaires en cours, travaux votés en assemblée générale, état des impayés de la copropriété.
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Pourquoi distinguer pré-état daté et état daté ? L’état daté, lui, est produit par le syndic au moment de la vente définitive chez le notaire. Il fait l’objet d’une facturation encadrée. Le pré-état daté est à la charge du vendeur, qui peut le constituer lui-même à partir des documents en sa possession.
Modèle vierge Word du pré-état daté : rubriques à remplir
Un modèle vierge au format Word structure les informations en sections prêtes à compléter. Voici les rubriques que votre document doit contenir pour être conforme aux exigences de l’article L.721-2 du CCH.
- Situation financière du copropriétaire vendeur : montant des provisions exigibles (budget prévisionnel et hors budget), charges impayées sur les exercices antérieurs, sommes devenues exigibles du fait de la vente, avances versées (réserve, cotisations, emprunt collectif éventuel).
- Situation financière de la copropriété : montant global des impayés du syndicat, existence d’un emprunt collectif en cours, montant du fonds de travaux (loi ALUR).
- Informations administratives : procédures judiciaires en cours impliquant le syndicat, travaux votés non encore exécutés et leur financement, date de la dernière assemblée générale.
- Pièces à annexer : règlement de copropriété et ses modificatifs, état descriptif de division, procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années, carnet d’entretien de l’immeuble, fiche synthétique de la copropriété.
Chaque rubrique correspond à une ligne ou un tableau dans le modèle Word. Vous remplissez les montants, cochez les cases « oui / non », et joignez les pièces en annexe.
Remplir le pré-état daté sans passer par le syndic
La majorité des vendeurs demandent au syndic de produire ce document. Le syndic facture alors cette prestation au copropriétaire. Or, le pré-état daté ne peut pas être facturé par le syndic au titre de la gestion courante, sauf si l’assemblée générale a voté des honoraires spécifiques conformes au contrat-type de syndic (décret n°2015-342 du 26 mars 2015, modifié en 2020).
Autrement dit, si vous n’avez pas commandé cette prestation, le syndic ne devrait pas vous l’imputer. C’est un point que toutes les associations de copropriétaires relèvent régulièrement.
Où trouver les informations pour remplir le modèle Word
Vous disposez déjà de la plupart des données nécessaires. Les appels de fonds trimestriels indiquent le montant des provisions exigibles. Les procès-verbaux d’assemblée générale détaillent les travaux votés et les emprunts collectifs. Le relevé de charges annuel précise votre situation comptable vis-à-vis du syndicat.
Pour la partie « impayés de la copropriété », consultez le compte rendu financier présenté lors de la dernière assemblée générale. Le carnet d’entretien et la fiche synthétique sont accessibles sur l’extranet de votre copropriété, si votre syndic en propose un.
Les erreurs fréquentes qui bloquent la vente
Un pré-état daté incomplet retarde la signature du compromis. Le notaire constate l’absence d’information et se tourne vers le syndic, ce qui relance la facturation. Les ventes retardées par un pré-état daté incomplet sont de plus en plus fréquentes, en particulier quand la copropriété est engagée dans des travaux de rénovation énergétique ou un contentieux avec une entreprise.
Les oublis les plus courants portent sur trois points : les procédures judiciaires en cours (beaucoup de vendeurs ignorent qu’un litige existe), le montant exact du fonds de travaux, et les travaux votés mais pas encore lancés. Ces informations figurent dans les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales, d’où l’obligation de les annexer.
Pré-état daté et fiche synthétique : éviter les doublons
Depuis la loi ELAN et les ordonnances de 2019, le contenu du pré-état daté et celui de la fiche synthétique se recoupent fortement. La fiche synthétique, que le syndic doit mettre à disposition de chaque copropriétaire, reprend déjà les données financières de la copropriété : budget prévisionnel, charges, fonds de travaux, nombre de lots.
Des notaires et syndics recommandent désormais des modèles « simplifiés » qui reprennent les rubriques de l’article L.721-2 du CCH en y intégrant directement la fiche synthétique. Cela évite de produire deux documents distincts avec les mêmes chiffres, et réduit le risque d’incohérence entre les deux.
Pour votre modèle Word vierge, vérifiez que la fiche synthétique à jour est bien annexée. Si elle l’est, vous pouvez alléger la partie « situation financière de la copropriété » en renvoyant aux données de la fiche, à condition que les montants correspondent.
Ce que le notaire vérifie à la réception du pré-état daté
Le notaire chargé de la vente contrôle la cohérence entre votre pré-état daté et les pièces annexées. Il vérifie que les montants de charges correspondent aux appels de fonds, que les travaux votés sont bien mentionnés, et que les procès-verbaux des trois dernières assemblées sont joints.
Si un élément manque, le notaire ne pourra pas ouvrir le délai de rétractation de l’acquéreur (délai SRU). La vente reste suspendue tant que le dossier est incomplet. Un modèle Word bien structuré, avec des cases à cocher pour chaque pièce annexée, limite ce risque.
Remplir le pré-état daté vous-même prend du temps, mais vous garde maître du calendrier de la vente. Gardez vos appels de fonds, vos procès-verbaux et votre fiche synthétique à portée de main : ce sont les trois sources qui alimentent la quasi-totalité du document.
